HET PRIVACY BELEID VAN HEEMKUNDEKRING SCHIJNDEL
OP BASIS VAN DE ALGEMENE VERORDENING PERSOONSGEGEVENSBESCHERMING
Rechtspersoon.
Heemkundekring Schijndel is een vereniging, met als KvK nr. 40217838 en als fiscaalnr. 8021.46.296
Het doel van Heemkundekring Schijndel:
De Heemkundekring Schijndel verzamelt, bestudeert en documenteert het verleden van Schijndel. Verder zien wij het als ons doel om deze kennis over het verleden van Schijndel te vergroten en door te geven. Op deze manier hopen wij een zo breed mogelijke belangstelling te krijgen voor de historie van Schijndel.
Dit doen we door het vastleggen en openbaar maken, zowel op schrift als digitaal, van verzamelingen, studies en onderzoeken zodat de kennis voor toekomstige generaties bewaard blijft. Ook organiseren we cursussen, lezingen, excursies en tentoonstellingen. Aan de gemeente geven we advies over heemkundige en archeologische aspecten van landschap- en cultuurbehoud en verder wedijveren we voor behoud en bescherming van waardevolle historische, monumentale en cultuurhistorische panden.
Middelen die daarvoor nodig zijn, worden gegenereerd uit de contributie van de leden, subsidie van de gemeente Meierijstad en dankzij bijdragen en giften van particulieren en bedrijven.
De vereniging wordt volledig gerund door vrijwilligers.
Enkele kenmerken van het bestuur van de Heemkundekring Schijndel.
- Het bestuur bestaat uit heemkundeleden en het bestuur heeft geen eigen kantoorlocatie of –adres.
- Alle te verrichten werkzaamheden geschieden vanaf het thuisadres van de bestuursleden. Zij gebruiken hiervoor de persoonlijke computers en eigen dossierruimte tot welke zij alleen toegang hebben. De computers kennen zelfgekozen beveiligingssoftware.
- Genoemde functionarissen werken als vrijwilliger t.b.v. de vereniging en kennen alleen vergoeding van de gemaakte kosten.
- Het contactadres van de vereniging is het huisadres van de secretaris:
Van Tuijllaan 33
5481 RA Schijndel
Alle communicatie tussen de genoemde functionarissen geschiedt per post en/of per email. - In deze communicatie domineren zaken rondom het aansturen van de vereniging. De bij de functionarissen aanwezige papieren- en computerbestanden hebben vooral betrekking op het aansturen van de vereniging.
- De aard van de afzonderlijke bestanden is gekoppeld aan de afzonderlijke taakstelling van iedere functionaris binnen de vereniging.
De leden van de Heemkundekring Schijndel zijn natuurlijke personen.
De registratie van persoonspersoonsgegevens.
Binnen de vereniging richt zich op 3 groeperingen:
A. De leden van Heemkundekring Schijndel
B. De vrijwilligers van de werkgroepen van Heemkundekring Schijndel
C. Documenten, boeken en archeologische vondsten aanwezig op de Heemkamer van Heemkundekring Schijndel, voor zover herleidbaar tot één persoon of meerdere verschillende personen.
Ad A. Privacy beleid persoonspersoonsgegevens van de leden van de Heemkundekring Schijndel
Het betreft hier: de NAW-persoonsgegevens, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer(s).
Het (interne) doel van deze registratie is om de onderlinge communicatie tussen het dagelijks bestuur en de leden ten dienste van de verenigingsdoelstelling te maximaliseren.
Het registreren van de leden is uitsluitend een taak van de secretaris, de gegevens worden door hem bewaard in een bestand op zijn computer.
Het ledenbestand wordt door de secretaris alleen verspreid binnen het dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris en penningmeester) ten behoeve een adequate uitoefening van hun functie. Verder wordt dit bestand niet verstrekt aan anderen, niet aan interne mensen en niet aan externe mensen of instanties.
De gegevens worden door de secretaris gebruikt om intern te communiceren, veelal via de e-mail, via een BCC, zodat de e-mailadressen niet openbaar worden.
Na het opzeggen van het lidmaatschap zullen de betreffende persoonsgegevens zo spoedig mogelijk maar in ieder geval binnen 3 maanden na de datum van opzegging worden verwijderd uit alle bij de vereniging aanwezige databestanden.
Ad B. Privacybeleid persoonsgegevens van de vrijwilligers van werkgroepen van Heemkundekring Schijndel, niet zijnde leden van de heemkundekring Schijndel
Het betreft hier: de NAW-gegevens, geslacht, startdatum als vrijwilliger, e-mailadres en telefoonnummer(s).
Het (interne) doel van deze registratie is om de onderlinge communicatie tussen het dagelijks bestuur en de vrijwilligers ten dienste van de verenigingsdoelstelling te maximaliseren.
Het registreren van de vrijwilligers is een taak van de secretaris, de gegevens worden bewaard in een bestand op zijn PC. Het vrijwilligersbestand wordt door de secretaris alleen verspreid binnen het dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris en penningmeester) ten behoeve een adequate uitoefening van hun functie. Verder wordt dit bestand niet verstrekt aan anderen, niet aan interne mensen en niet aan externe mensen of instanties.
De gegevens worden door de secretaris gebruikt om intern te communiceren, veelal via de e-mail, via een BCC, zodat de e-mailadressen niet openbaar worden. Het vrijwilligersbestand wordt niet verstrekt aan anderen, niet aan interne mensen en niet aan externe mensen of instanties.
Als de vrijwilliger te kennen heeft gegeven te stoppen met zijn werk als vrijwilliger zullen de betreffende persoonsgegevens zo spoedig mogelijk maar in ieder geval binnen 3 maanden na de datum van opzegging worden verwijderd uit alle bij de vereniging aanwezige databestanden.
Ad C. Privacybeleid persoonsgegevens herleidbaar uit de aanwezige documenten, boeken en archeologische vondsten aanwezig op de Heemkamer
Dit raakt aan de kern van de doelstelling van de Heemkundekring Schijndel: te weten het vastleggen en openbaar maken, zowel op schrift als digitaal, van verzamelingen, studies en onderzoeken zodat de kennis voor toekomstige generaties bewaard blijft.
De gegevens worden opgeslagen en bewaard op de Heemkamer van Cultureel Centrum ’t Spectrum, Steeg 9-g, 5482 WN Schijndel. De Heemkamer is niet toegankelijk voor onbevoegden. Het opslaan kan zowel het bewaren van het oorspronkelijke document, maar ook in digitale vorm op een computer zijn.
Bewaartermijn: gegeven de doelstelling van de Heemkundekring Schijndel is de bewaartermijn onbeperkt.
Enkele algemene aanvullingen bij het geschetste privacybeleid.
- De privacy en veiligheid van leden vinden wij belangrijk. We beschermen en behandelen uw persoonsgegevens daarom uiterst zorgvuldig. In alle gevallen houden we ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
- Nieuwe leden worden schriftelijk geïnformeerd over hun rechten ten aanzien van de door hen beschikbaar gestelde persoonsgegevens (zie Bijlage 1).
- Bestaande en nieuwe leden worden geïnformeerd via de website van Heemkundekring Schijndel over de rechten en plichten van de door hen beschikbaar gestelde persoonsgegevens.
- Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de bescherming van de aanwezige persoonsgegevens. Bij de boven geschetste registratie van gegevens zijn geen externe partijen als technisch beheerder betrokken.
- In de jaarbegrotingen en het financieel jaarverslag worden geen persoonsgegevens vermeld.
- Mocht vanuit de PC van een der betrokken (bestuurs)functionarissen ongewild persoonsgegevens verdwenen zijn naar derden, dan wordt het bestuur daarvan onverwijld in kennis gesteld en vindt er overleg plaats hoe in de gegeven situatie adequaat te handelen.
- Zowel in de bestuursvergaderingen als de ledenvergaderingen is evaluatie of bijstelling van het privacybeleid een regelmatig terugkerend agendapunt.
Bijlage 1:
Privacy beleid Heemkundekring Schijndel
Info aan belangstellenden en nieuwe leden
De Heemkundekring Schijndel verzamelt, bestudeert en documenteert het verleden van Schijndel. Verder zien wij het als ons doel om deze kennis over het verleden van Schijndel te vergroten en door te geven. Op deze manier hopen wij een zo breed mogelijke belangstelling te krijgen voor de historie van Schijndel.
De door u aan Heemkundekring Schijndel aan te leveren persoonsgegevens zijn: NAW-gegevens, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer vast en/of mobiel.
Het (interne) doel van deze registratie is om de onderlinge communicatie tussen het dagelijks bestuur en de leden ten dienste van de verenigingsdoelstelling te maximaliseren.
U kunt uw gegeven instemming te allen tijde intrekken door een daartoe gericht verzoek te richten aan de secretaris van Heemkundekring Schijndel.
Ten aanzien van de door u beschikbaar gestelde persoonspersoonsgegevens heeft u de volgende rechten:
1. U hebt recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering en afscherming van de door u aan Heemkundekring Schijndel gegeven persoonspersoonsgegevens (recht op inzage en rectificatie).
2. U hebt recht op het beperken van de verwerking van persoonspersoonsgegevens (recht op beperking verwerking).
3. U hebt recht om te verzoeken aan Heemkundekring Schijndel om uw persoonspersoonsgegevens uit de systemen van Heemkundekring Schijndel te wissen (recht op vergetelheid).
4. U hebt recht om aan de Heemkundekring Schijndel te verzoeken om uw persoonspersoonsgegevens elektronisch over te dragen aan een derde partij (recht op data portabiliteit).
5. U hebt recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van uw persoonspersoonsgegevens door Heemkundekring Schijndel (recht op bezwaar).
6. U hebt recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonspersoonsgegevens.
Wijzigingen.
De tekst van deze privacyverklaring kan door ons worden aangepast. De nieuwe tekst komt dan weer op onze website te staan.
Het bestuur van Heemkundekring Schijndel
