Privacybeleid

HET PRIVACY BELEID VAN HEEMKUNDEKRING SCHIJNDEL
OP BASIS VAN DE ALGEMENE VERORDENING PERSOONSGEGEVENSBESCHERMING

 

Rechtspersoon.

 

Heemkundekring Schijndel is een vereniging, met als KvK nr. 40217838 en als fiscaalnr. 8021.46.296

 

Het doel van Heemkundekring Schijndel:

De Heemkundekring Schijndel verzamelt, bestudeert en documenteert het verleden van Schijndel. Verder zien wij het als ons doel om deze kennis over het verleden van Schijndel te vergroten en door te geven. Op deze manier hopen wij een zo breed mogelijke belangstelling te krijgen voor de historie van Schijndel.
Dit doen we door het vastleggen en openbaar maken, zowel op schrift als digitaal, van foto’s, films, verzamelingen, studies en onderzoeken zodat de kennis voor toekomstige generaties bewaard blijft. Ook organiseren we cursussen, lezingen, excursies en tentoonstellingen. Aan de gemeente geven we advies over heemkundige en archeologische aspecten van landschap- en cultuurbehoud en verder zet de vereniging zich in voor het behoud en de bescherming van waardevolle historische, monumentale en cultuurhistorische panden en landschappelijke gebieden.

Middelen die daarvoor nodig zijn, worden gegenereerd uit de contributie van de leden, subsidie van de gemeente Meierijstad en bijdragen en giften van particulieren en bedrijven.
De vereniging wordt volledig gerund door personen/vrijwilligers die lid zijn van de vereniging.

 

Enkele kenmerken van het bestuur van de Heemkundekring Schijndel.

  • Het bestuur bestaat uit heemkundeleden en het bestuur heeft geen eigen kantoorlocatie of –adres.
  • Alle te verrichten werkzaamheden geschieden vanaf het thuisadres van de bestuursleden. Zij gebruiken hiervoor de persoonlijke computers en eigen dossierruimte tot welke zij alleen toegang hebben. De computers kennen zelfgekozen beveiligingssoftware.
  • Genoemde functionarissen werken als vrijwilliger t.b.v. de vereniging en kennen alleen vergoeding van de gemaakte kosten.
  • Het contactadres van de vereniging is het huisadres van de secretaris:
    Kortenaerstraat 60;
    5491 HN Schijndel.
    Alle communicatie tussen de genoemde functionarissen geschiedt per post en/of per email.
  • In deze communicatie domineren zaken rondom het aansturen van de vereniging. De bij de functionarissen aanwezige papieren- en computerbestanden hebben vooral betrekking op het aansturen van de vereniging.
  • De aard van de afzonderlijke bestanden is gekoppeld aan de afzonderlijke taakstelling van iedere functionaris binnen de verenigingDe leden van de Heemkundekring Schijndel zijn natuurlijke personen.

 

De registratie van persoonspersoonsgegevens.

Binnen de vereniging richt zich op:
A. De leden van Heemkundekring Schijndel
B. De leden van de werkgroepen van Heemkundekring Schijndel die ook lid zijn van de vereniging.
C. De foto’s, documenten, boeken en archeologische vondsten aanwezig op de Heemkamer van Heemkundekring Schijndel, voor zover herleidbaar tot één persoon of meerdere verschillende personen.

Ad A. Privacy beleid persoonspersoonsgegevens van de leden van de Heemkundekring Schijndel
Het betreft hier: de NAW-persoonsgegevens, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer

Het (interne) doel van deze registratie is om de onderlinge communicatie ten dienste van de verenigingsdoelstelling te maximaliseren.
Het registreren van de leden is uitsluitend een taak van de secretaris, de persoonsgegevens worden door hem bewaard in een bestand op zijn computer. Het ledenbestand wordt niet verstrekt aan anderen, niet aan interne mensen en niet aan externe mensen of instanties.
Met uitzondering van de penningmeester, die krijgt wel het ledenbestand, om de contributie te kunnen innen.

De persoonsgegevens worden door de secretaris gebruikt om intern te communiceren, veelal via de e-mail, via een BCC, zodat de e-mailadressen niet openbaar worden.
De bewaartermijn: minimaal zo lang iemand lid is van de Heemkundekring Schijndel, maximaal één jaar na het opzeggen van het lidmaatschap.

Ad B. Privacy beleid persoonspersoonsgegevens van de heemkundeleden die deel uitmaken van werkgroepen van Heemkundekring Schijndel

Het betreft hier: de NAW-persoonsgegevens, geslacht, startdatum als vrijwilliger, e-mailadres, telefoonnummer.
Het (interne) doel van deze registratie is om de onderlinge communicatie tussen leden van werkgroepen ten dienste van de verenigingsdoelstelling te maximaliseren.

Het registreren van de persoonspersoonsgegevens van leden van de vereniging is een taak van de secretaris, de persoonspersoonsgegevens worden bewaard in een bestand op een beveiligde computer. De persoonspersoonsgegevens van leden worden niet verstrekt aan derden.

De bewaartermijn: minimaal zolang iemand lid is van de Heemkundekring Schijndel en de werkgroep, maximaal tot één jaar na het beëindigen van het lidmaatschap.

Ad C. Privacy beleid persoonspersoonsgegevens herleidbaar uit de aanwezige foto’s, documenten, boeken en archeologische vondsten aanwezig op de Heemkamer

Dit raakt aan de kern van de doelstelling van de Heemkundekring Schijndel: te weten het vastleggen en openbaar maken, zowel op schrift als digitaal, van foto’s, films, verzamelingen, studies en onderzoeken zodat de kennis voor toekomstige generaties bewaard blijft.

De gegevens worden opgeslagen en bewaard op de Heemkamer van Cultureel Centrum ’t Spectrum, Steeg 9-g, 5482 WN Schijndel. De Heemkamer is niet toegankelijk voor onbevoegden. Het opslaan kan zowel het bewaren van het oorspronkelijke document of foto zijn, maar ook in digitale vorm op een computer zijn.

De gegevens worden niet langer bewaard als nodig is voor het doel van de vereniging.

 

Enkele algemene aanvullingen bij het geschetste privacybeleid.

  • Leden worden geïnformeerd over hun rechten ten aanzien van de door hen beschikbaar gestelde persoonspersoonsgegevens.
  • Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de bescherming van de aanwezige persoonspersoonsgegevens. Bij de boven geschetste registratie van persoonsgegevens zijn geen externe partijen als technisch beheerder betrokken.
  • In de jaarbegrotingen en het financieel jaarverslag worden geen persoonspersoonsgegevens vermeld.
  • Mocht vanuit de computer van een van betrokken (bestuur)-functionarissen ongewild persoonspersoonsgegevens verdwenen zijn naar derden, dan wordt het bestuur daarvan onverwijld in kennis gesteld en vindt er overleg plaats hoe in de gegeven situatie adequaat te handelen.
  • Zowel in de bestuursvergaderingen als de algemene ledenvergaderingen is evaluatie of bijstelling van het privacy beleid een jaarlijks terugkerend (vast) agendapunt
  • Foto’s van personen worden uitsluitend geplaatst in nieuwsbrieven, op facebook of op de website als daarvoor vooraf schriftelijk toestemming is verkregen van de persoon die daartoe bevoegd is.

 

Privacy beleid Heemkundekring Schijndel

De Heemkundekring Schijndel verzamelt, bestudeert en documenteert het verleden van Schijndel. Verder zien wij het als ons doel om deze kennis over het verleden van Schijndel te vergroten en door te geven. Op deze manier hopen wij een zo breed mogelijke belangstelling te krijgen voor de historie van Schijndel.

De door u aan Heemkundekring Schijndel aan te leveren persoonspersoonsgegevens zijn: NAW-persoonsgegevens, e-mailadres, telefoonnummer vast en/of mobiel, …

Na beëindiging van het lidmaatschap zullen uw persoonspersoonsgegevens worden vernietigd, over de datum dat dit gebeurd worden nadere afspraken gemaakt, de afspraak met u is dat dit zal geschieden na overleg met de secretaris.

U kunt uw gegeven toestemming te allen tijde intrekken door een verzoek te richten aan het secretariaat van onze vereniging.

Ten aanzien van de door u beschikbaar gestelde persoonspersoonsgegevens heeft u de volgende rechten:

1. U hebt recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering en afscherming van de door u aan Heemkundekring Schijndel gegeven persoonspersoonsgegevens (recht op inzage en rectificatie).
2. U hebt recht op het beperken van de verwerking van persoonspersoonsgegevens (recht op beperking verwerking).
3. U hebt recht om te verzoeken aan Heemkundekring Schijndel om uw persoonspersoonsgegevens uit de systemen van Heemkundekring Schijndel te wissen (recht op vergetelheid).
4. U hebt recht om aan de Heemkundekring Schijndel te verzoeken om uw persoonspersoonsgegevens elektronisch over te dragen aan een derde partij (recht op data portabiliteit).
5. U hebt recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van uw persoonspersoonsgegevens door Heemkundekring Schijndel (recht op bezwaar).
6. U hebt recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonspersoonsgegevens.

 

Wijzigingen.

De tekst van deze privacyverklaring kan door ons worden aangepast. De nieuwe tekst komt dan weer op onze website te staan.

Het bestuur van Heemkundekring Schijndel